Frans van der Meer

Alweer even geleden vroeg een ondernemer zonder vaste werk- of verblijfplaats mijn advies voor zijn email. Nu is de situatie zo, dat hij met een USB stick de Outlook bestanden kopieert van zijn laptop naar zijn vaste computer thuis of naar een computer bij een klant. Dat gesleep met data werkt, maar is verre van handig. Je moet goed nadenken over hoe je alles synchroon houdt (waar is de laatste versie?). Tijd voor een oplossing. Ik zal in deze post een aantal mogelijkheden nader onderzoeken.

1. de ZEBB
De eerste oplossing is de ZEBB. Ik vertel je maar gelijk dat ik medeëigenaar ben van dit bedrijf, dus dat ik er belang bij hebt dat je dit kiest. Helaas voor mij is het in dit geval niet ideaal. De ZEBB komt pas echt tot zijn recht als je met meerdere personen bestanden wilt delen, een veilig netwerk nodig hebt en een backup van het geheel waar je geen omkijken naar hebt.
Daarnaast heb je voor de ZEBB toch minimaal 1 vaste locatie nodig, dat kan thuis zijn, maar lijkt me niet ideaal. Het is geschikter voor bedrijf met 3 tot 25 man al dan niet met mensen in de buitendienst. Helaas de ZEBB valt in dit geval af, maar misschien is het iets voor jou? Bekijk hier de website en geniet van de mooie site en prachtige techniek…. zo… genoeg gespammed en ego-geboost, op naar Google.

2. Google’s Gmail
Tsja… hier valt nou eens weinig op af te dingen. Gmail is gewoon een super product. Ruimte in overvloed, te benaderen via IMAP en Webmail en je kan je eigen domeinnaam gebruiken om te ontvangen en te verzenden. Behalve een gratis versie is er ook een betaalde versie (40 EURO). Kijk op deze overzichtspagina voor de verschillen.
Dit IS de oplossing… echter, ik zou nooit mijn volledige bedrijfscommunicatie in handen leggen van Google. Ik ben geen specialist op het gebied van algemene voorwaarden en privacywetgeving, maar het voelt niet lekker. Reclame naast mijn email vind ik nogal storend. Voornamelijk omdat de inhoud van de email is geïntrepeteerd. Je krijgt dan dus reclame voor een accountant bij een mailtje over je jaarcijfers… niet relaxed..
Behalve het argument dat Google alles van je bedrijf weet, zal Gmail altijd een hackers doelwit zijn. Niet erg voor de mail over verjaardagen… maar contracten met personeel? Het is misschien beter om een luwer stukje internet te zoeken.

3. Je hostingprovider
Dat kan nou eens een hele goede oplossing zijn. Moet je wel een provider zoeken die grote mailboxen toestaat en waar je zelf backups kan downloaden. Voorwaarden? Grote mailboxen > 1GB, IMAP (IMAP-IDLE is een plusje), Webmail en SMTP toegang. Dit kunnen we met .VDMi/ natuurlijk helemaal voor je verzorgen. Als je standaardhosting zoekt.. Spaco… dat is 480MB voor 48 euro per jaar (en dat is zowat voor niks).
Ja… ook van VDMi en Spaco ben ik (mede)eigenaar… dus oordeel vooral zelf.

4. Hosted Zimbra
5. Hosted Exchange
6. Hosted Scalix
7. Hosted Zarafa
8. Hosted Covide
Zo dat schiet tenminste op, 5 items in één keer. Ik behandel ze in 1 keer omdat ze in mijn ogen uitwisselbaar zijn. Natuurlijk verschillen de features, maar de basis blijft een groupware server, waarin je je mail en kalender kan delen. En je hebt ook nog een gezamenlijk adressenboek. Sommige van bovenstaande zijn CRM pakketten (en doe ik dus hier te kort), inclusief email. Als je een CRM wilt hebben gaat mijn voorkeur uit naar Covide en als emailserver vind ik Zarafa erg sympathiek, al ken ik geen hosted variant ervan, dus adviseer ik je Zimbra.
De sleutel ligt hier in ‘hosted’. Kies een goede hosting provider die dit pakket standaard aanbied, onderhoud, update en je leert het maximale eruit te halen. Natuurlijk mag je een server bij ons in het rack hangen en de software zelf installeren en onderhouden, maar dat zal je erg veel tijd kosten; niet doen dus. Het onderhoud zou je kunnen uitbesteden aan ons, maar het is economisch interessanter om een partij uit te zoeken die 10 servers tegelijk update. Dat kost meestal net zoveel tijd als één update en zo kan hij de prijs delen door 10.

Jouw zoektocht.. begint dus bij deze urls:
Zimbra, Exchange, Scalix, Zarafa, Covide en natuurlijk bij Google om de juiste hosting partij er bij te vinden. Ik kan geen partij aanraden, omdat ik geen ervaring heb met andere hosting partijen, dus je bent weer op je zelf aangewezen.

9. Mijn eigen setup
Zelf gebruik ik Covide in combinatie met een Imap mailbox. Covide draait op kantoor als CRM pakket. Nadeel daarvan is dat je eerst een VPN verbinding naar kantoor moet opzetten om je mail te kunnen lezen. Dat kan een mobiel niet voor elkaar boxen dus laat ik mijn mail op 2 plekken uitkomen. 1x naar Covide het CRM pakket in, zodat er CRM dingen mee kunnen gebeuren. En 1x naar een mailbox die maximaal 30 dagen mail vasthoudt voor mijn mobiel en gebruik in Internet Cafés (of bij klanten).

Conclusie
Mijn eigen setup is natuurlijk ideaal, maar Gmail en Hosted Zimbra zijn prima oplossingen voor de mobiele ZZP-er zonder internetbedrijf. Als je al goed uit de voeten kan met een grote mailbox en geen agenda nodig hebt, zou ik niet verder zoeken en eens gaan praten met je provider. Zo niet dan adviseer ik Gmail of Zimbra, al hebben ze wel nadelen. De één kost geld en bij de ander ligt je leven op straat geef je Google wel erg veel macht. Omdat Zimbra niet duur is (ondanks dat het geld kost) en je vrij bent in het kiezen van een geschikte provider heeft het mijn voorkeur.
Ik heb hierbij niet gekeken naar de backup mogelijkheden. Ik zou regelmatig een backup willen downloaden… gewoon omdat je dat niet wilt uitbesteden. Je provider moet dat echter wel toestaan.

Succes met je keuze! Natuurlijk heb ik lang niet alle producten en mogelijkheden behandeld, dus is er iets wat men moet weten? post het hieronder! Ook ben ik benieuwd naar andere setups en voordelen daarvan.